Betalningspåminnelse
Att skicka en betalningspåminnelse är en vanlig del i hanteringen av fakturor. Om en kund inte betalar en faktura i tid kan företaget som kunden är skyldig pengar, skicka en betalningspåminnelse för att påminna om skulden. Men vad säger lagen? Måste företaget skicka en påminnelse innan ärendet går vidare till inkasso? Här får du svar på alla frågor kring betalningspåminnelser, dröjsmålsränta, inkassokrav och hantering hos Kronofogden.
Vad är en betalningspåminnelse?
En betalningspåminnelse är ett meddelande som skickas till en kund som inte har betalat en faktura innan förfallodagen. Påminnelsen informerar om att skulden fortfarande är obetald och uppmanar kunden att genomföra betalningen omgående.
Det är vanligt att företaget samtidigt lägger till en påminnelseavgift och eventuellt dröjsmålsränta på det belopp som ska betalas.
Exempel:
Om en kund inte betalar en faktura inom 30 dagar, kan företaget skicka en betalningspåminnelse där både avgift och ränta tas upp.
Måste man skicka en betalningspåminnelse enligt lag?
Enligt svensk lag finns ingen skyldighet att skicka en betalningspåminnelse innan ett ärende lämnas vidare till inkasso eller Kronofogden. Företaget får alltså gå vidare direkt om fakturan är obetald efter förfallodagen.
Däremot är det god affärssed att alltid skicka minst en påminnelse. Det kan minska risken för tvister och visar att företaget försöker lösa situationen på ett korrekt sätt innan ärendet eskaleras.
Kom ihåg: Om det skickas en betalningspåminnelse, kan företaget enligt lag ta ut en påminnelseavgift på 60 kronor.
Vad händer om kunden inte betalar efter påminnelsen?
Om kunden inte betalar trots betalningspåminnelsen, går ärendet ofta vidare till inkasso. Då skickar ett inkassobolag ett inkassokrav, där kunden uppmanas att betala skulden inom viss tid.
Skulle kunden fortfarande inte betala efter inkassokravet kan ärendet lämnas till Kronofogden för ett betalningsföreläggande. Då kan myndigheten hjälpa till att driva in skulden.
Steg för steg vid obetald faktura:
- Förfallodagen passeras – fakturan är obetald.
- Betalningspåminnelse skickas – ofta med påminnelseavgift och dröjsmålsränta.
- Inkassokrav skickas om betalning uteblir.
- Ärendet lämnas till Kronofogden – betalningsföreläggande kan utfärdas.
- Om kunden inte svarar, kan skulden fastställas och drivas in.
Vad gäller för påminnelseavgift och dröjsmålsränta?
Enligt lag får ett företag:
- Ta ut en påminnelseavgift på 60 kronor per påminnelse.
- Dröjsmålsränta enligt avtal eller, om inget avtal finns, enligt räntelagen.
- Dröjsmålsräntan börjar löpa dagen efter förfallodagen.
Räntan beräknas på hela skulden och kan tas ut så länge fakturan är obetald.
Viktiga regler och tips för betalningspåminnelser
- Skicka påminnelsen snabbt efter förfallodagen.
- Får tas ut påminnelseavgift enligt avtal eller lag.
- Gör tydligt vilken faktura påminnelsen gäller.
- Vidare åtgärder (inkasso, Kronofogden) bör framgå om betalning inte sker.
- Gäller samma villkor oavsett om kunden är privatperson eller företag.
- Företag bör dokumentera alla påminnelser och krav för att kunna visa vad som har skickats.
Betalningspåminnelse till inkasso
En betalningspåminnelse är ett viktigt steg innan ett ärende går vidare till inkasso eller Kronofogden. Som vi har nämnt tidigare finns det inget krav enligt lag att skicka en påminnelse, med oftast är det bäst att göra det för att undvika onödiga tvister och hålla en god relation med kunden. Att skicka ut påminnelsen i tid, ta ut rätt avgifter och vara tydlig med nästa steg om skulden inte betalas är också detta en viktig del av att skapa ett långvarigt förtroende mellan firma och kund.